Todo lo que necesitas saber si usas Odoo ERP
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) expidió la Resolución 000202 del 31 de marzo de 2025, que modifica la Resolución 000165 de 2023. Este nuevo marco normativo busca simplificar el proceso de facturación electrónica, proteger los datos personales de los consumidores y facilitar el cumplimiento normativo por parte de los facturadores.
Si usas Odoo como ERP y sistema de facturación electrónica, esta guía te explicará todo de manera clara y práctica.
✅ ¿Qué datos deben solicitarse al cliente?
Cuando el comprador solicita que se le expida una factura electrónica o documento equivalente a su nombre, el facturador solo podrá requerir:
Nombre completo o razón social
Tipo y número de identificación
Correo electrónico (opcional, solo si desea recibir la factura por este medio)
📌 Ningún otro dato puede ser exigido. Esto busca simplificar el proceso de compra, especialmente en puntos de venta (POS).
❌ ¿Y si el cliente no entrega sus datos?
Si el cliente no desea identificarse o no proporciona los datos mínimos requeridos, se debe emitir el documento a nombre de un cliente genérico, utilizando:
Nombre: Consumidor Final
NIT: 222222222222
Esto es válido tanto en operaciones POS como en ventas sin factura nominativa. No se puede exigir ningún otro dato personal adicional.
🛠️ Consulta automática a la DIAN ya disponible en Odoo
Una de las novedades clave es que la DIAN habilitó un servicio de consulta electrónica, el cual permite obtener automáticamente algunos datos del cliente al ingresar su número de identificación.
Odoo ya está completamente integrado con este servicio, tanto en:
El formulario de creación de contactos (desde el módulo de Contactos)
El formulario de clientes en el Punto de Venta (POS)
¿Cómo funciona?
Al ingresar el tipo de identificación y el número de documento, Odoo realiza una consulta directa a la base de datos de la DIAN.
Si el documento está registrado, se autocompletan automáticamente:
Nombre o razón social
Correo electrónico (si está disponible)
Otros campos técnicos requeridos para facturar
⚠️ Casos en los que la consulta a la DIAN no devuelve datos
Cuando el número de identificación no se encuentra registrado en la DIAN, los campos no se completarán automáticamente.
En ese caso:
Si el cliente requiere factura electrónica a su nombre, deberá proporcionar manualmente los datos necesarios.
Si no desea entregarlos, la factura debe emitirse como Consumidor Final.
📛 ¿Y el nombre? Odoo intenta organizarlo automáticamente
La DIAN no entrega los nombres en un formato unificado. En algunos casos viene como Apellido Nombre, y en otros como Nombre Apellido. Odoo hace un esfuerzo por reorganizar estos datos según la estructura estándar:
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Importante: este proceso no siempre es exacto. Si al crear el contacto notas que el nombre está mal estructurado, el cliente o el usuario deben corregirlo manualmente para evitar errores futuros en la facturación o en reportes.
🔐 Protección de datos personales
La resolución refuerza el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. Solo se permite solicitar la información estrictamente necesaria, y esta puede ser entregada:
Verbalmente
Por escrito
Mediante canales tecnológicos (como el POS o formularios en línea)
🧾 ¿Qué pasa con los campos técnicos como responsabilidad fiscal y tributos?
Aunque no se deben solicitar al cliente, siguen siendo obligatorios para generar el XML de la factura electrónica.
En Odoo puedes manejar esto de forma automática:
Responsabilidad Fiscal: usar "R-99-PN" si no se conoce el régimen del cliente.
Tributo: por defecto "ZZ – No Aplica", para personas naturales
Ubicación (País, Departamento, Ciudad): Odoo siempre utiliza por defecto, los campos que vienen en la compañía.
Esto permite cumplir con los requisitos de la DIAN sin incomodar al cliente con más solicitudes de datos.
🧩 Mejores prácticas en Odoo
Para una operación fluida, se recomienda:
Capacitar al personal para identificar cuándo usar el cliente genérico y cuándo solicitar información mínima.
Verificar manualmente el nombre del cliente cuando la organización automática de Odoo no sea precisa.
✅ Conclusión
La nueva normativa simplifica la facturación, protege los datos del consumidor y permite un proceso más ágil gracias a la automatización. Con Odoo, ya puedes:
Consultar los datos automáticamente en la DIAN.
Evitar pedir información innecesaria.
Cumplir con los requisitos legales sin complicaciones.
¿Necesitas ayuda para adaptar tu Odoo a esta normativa o verificar si tienes la integración activa?
¡Contáctanos y te ayudamos paso a paso!