Cesantías e intereses en Odoo: por qué se causan en diciembre y se reportan a DIAN en enero
En Odoo, las cesantías y los intereses de cesantías se calculan y se causan en diciembre, y eso además genera asiento contable.
Como estos valores se transmitirán a la DIAN en enero (Nómina Electrónica), es clave que los revises y confirmes que están correctos antes de emitir, para evitar correcciones posteriores con Notas de Ajuste.
Acción recomendada (antes de emitir a DIAN):
Validar valores por empleado (cesantías + intereses).
Revisar novedades que afectan el cálculo (ingresos/retiros, licencias, suspensiones, salario variable, etc.).
Revisar el asiento contable generado en diciembre (cuentas, terceros, analítica/centros de costo si aplica).
1. ¿Por qué Odoo calcula y causa cesantías en diciembre?
Porque el corte legal/laboral es al 31 de diciembre y contablemente corresponde reconocer el gasto y la obligación en el periodo que se genera (cierre de diciembre). Por eso, Odoo:
Calcula cesantías e intereses (según tu configuración y novedades)
Genera el asiento contable de causación/provisión en diciembre
2. ¿Qué obligaciones legales aplican?
Cesantías: consignación al fondo
El valor liquidado por cesantías se debe consignar al fondo elegido por el trabajador antes del 15 de febrero del año siguiente, y el incumplimiento genera sanción por mora.
Intereses de cesantías: 12% y pago en enero
Los empleadores deben reconocer intereses del 12% anual sobre el saldo de cesantías a 31 de diciembre y pagarlos en el mes de enero del año siguiente.
3. ¿Por qué se reporta a DIAN en enero si se causa en diciembre?
La DIAN exige transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (y sus notas de ajuste) dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al que corresponden los pagos de nómina.
Así, el flujo típico es:
Diciembre: causación contable (y cálculo en Odoo).
Enero: validación final y transmisión a DIAN dentro de los primeros 10 días.
Además, la DIAN ha reiterado que el documento y sus notas de ajuste son un requisito formal para respaldar costos y deducciones, y que las correcciones se hacen mediante Notas de Ajuste dentro del mismo esquema de transmisión.
4. Línea de tiempo recomendada
Cierre de diciembre: cálculo y asiento contable en Odoo.
Primeros días de enero: revisión/validación por empleado + conciliación contable.
Primeros 10 días de enero: transmisión a DIAN (y notas de ajuste si hubiera correcciones).
Enero: pago de intereses al trabajador.
Antes del 15 de febrero: consignación de cesantías al fondo.
5. Cómo corregir cesantías e intereses en Odoo (si el valor no está correcto)
Esta sección es para cuando, después de validar, concluyes que el valor calculado debe ajustarse (por ejemplo: base promedio, novedades faltantes, días, etc.).
5.1 Antes de corregir: identifica el motivo
Los ajustes casi siempre vienen de:
Novedad no registrada o mal registrada (ausencia, licencia, suspensión, ingreso/retiro).
Variación salarial no reflejada correctamente en nóminas del año.
Días trabajados inconsistentes (especialmente con no remuneradas)
5.2 Forma recomendada de ajustar (práctica y trazable)
La forma más práctica es crear una novedad (en el menú de Novedades) para colocar el valor correcto en el periodo de diciembre y recalcular.
Paso a paso (diciembre)
Ir a la nómina/lote del mes de diciembre del empleado.
Restablecer la nómina de diciembre (volverla a estado borrador).
Ir a Novedades y crear la novedad correspondiente:
Concepto: Cesantías o Intereses Cesantías
Periodo: Diciembre
Valor: el monto que debe quedar finalmente (según tu criterio de validación)
Volver a la nómina de diciembre:
Recalcular
Verificar que cesantías/intereses quedaron con los nuevos valores
Confirmar la nómina
6) Cierre
La recomendación es simple: validar cesantías e intereses en diciembre (nómina + contabilidad) antes de transmitir Nómina Electrónica en enero. Esto reduce al mínimo correcciones, reprocesos y notas de ajuste.